Prosedure Penerimaan Mahasiswa Baru UMC

PROSEDURE PENERIMAAN MAHASISWA BARU
DI
UNIVERSITAS MA CHUNG (WNI)

1.     PENCARIAN INFORMASI DAN PEMBELIAN FORMULIR

Calon mahasiswa baru bisa mendaftar melalui :

a.     Telepon

Prosedur pendaftaran melalui telepon adalah sebagai berikut :

1.     Penelepon dilayani sesuai dengan yang ditanyakan, dan apabila penelepon ingin mendafatar.

2.     Admisi akan mengarahkan pendaftaran melalui online (jika diluar kota)

3.     Apabila dari Malang dan berasal dari sekolah-sekolah yang bekerja sama dengan Tim Marketing Universitas Ma Chung, maka Admisi bisa mengarahkan untuk membeli formulir di sekolah yang disediakan formulir, atau juga bisa diarahkan untuk datang di Universitas (Villa Puncak Tidar N-1)

b.     Online

Prosedur pendaftaran melalui jalur online adalah sebagai berikut :

1.     Calon mahasiswa mendaftar melalui www.machung.ac.id/pmb

2.     Calon mahasiswa yang sudah mendaftar, kemudian mentransfer biaya pembelian formulir Rp. 200.000,- ke rekening 035-01-07007-00-7

3.     Kemudian bukti transfer dikirim melalui fax ke 0341-550175

4.     Admisi dapat melihat data camaba dengan cara mengunduh di http://macsys2,machung.ac.id

5.     Admisi menghubungi camaba melalui telepon/e-mail untuk mengumpulkan berkas-berkas untuk kelengkapan seleksi

6.     Admisi mengarahkan camaba yang mendaftar online untuk mengirimkan berkas-berkas kelengkapan melalui Fax atau E-mail (dengan discan)

c.      Sekolah

Prosedur pendaftaran melalui jalur sekolah adalah sebagai berikut :

1.     Tim Marketing Universitas Ma Chung menitipkan formulir pendaftaran di sekolah-sekolah yang sudah bekerjasama dengan Universitas Ma Chung

2.     Calon mahasiswa membeli formulir pendaftaran melalui perantara di sekolah masing-masing

3.     Calon mahasiswa mengisi formulir pendaftaran

4.     Calon mahasiswa/Guru BK menyerahkan berkas formulir yang telah dibeli di sekolah/Admission Partner ke Admisi Universitas Ma Chung

d.     Promosi

Prosedur pendaftaran melalui jalur acara promosi adalah sebagai berikut :

1.     Direktoran Marketing dan Komunikasi mengadakan acara promosi di luar Universitas

2.     Direktorat Marketing dan Komunikasi menyediakan formulir pendaftaran apabila terdapat camaba yang ingin mendaftar

3.     Apabila ada camaba yang tertarik, maka dapat membeli formulir secara langsung saat event dilaksanakan

4.     Formulir dapat dikumpulkan saat itu juga atau keesokan harinya dengan datang langsung ke Univ. Ma Chung

e.      Datang langsung

Prosedur pendaftaran jika camaba langsung ke Admisi adalah sebagai berikut :

1.     Calon mahasiswa datang ke Gedung Rektorat Universitas Ma Chung dan bertemu dengan bagian admisi

2.     Calon mahasiswa membeli formulir pendaftaran di bagian admisi yang dilengkapi dengan bukti kuitansi

3.     Calon mahasiswa mengisi data diri dalam Form Pendaftaran sesuai dengan data calon mahasiswa

4.     Admisi menanyakan asal SMA/SMK, jurusan di SMA/SMK, dan jurusan yang akan dipilih di Universitas Ma Chung

5.     Admisi akan menginformasikan tentang berkas-berkas yang harus dipenuhi oleh camaba dan memberikan Tumbler

f.       Mahasiswa Transfer

Prosedur mahasiswa transfer jurusan adalah sebagai berikut :

1.     Admisi menanyakan jurusan asal dan jurusan yang dipilih di Universitas Ma Chung kepada calon mahasiswa yang akan transfer

2.     Jika sudah sesuai maka calon mahasiswa dapat membeli formulir langsung di Admisi Gedung Rektorat Universitas Ma Chung, atau mengisis formulir transfer melalui jalur online

3.     Mahasiswa yang akan transfer mengumpulkan fotocopy Transkrip terakhir dan Silabus dari Universitas sebelumnya

4.     Kemudian Admisi mengkonsultasikan dengan bagian Akademik untuk Akreditasi dari Universitas sebelumnya

5.     Transkrip dan Silabus diserahkan kepada Kaprodi terkait

6.     Calon mahasiswa melakukan tes tertulis potesnsi akademik

g.     Mahasiswa Lama yang Kembali Aktif

Prosedur mahasiswa lama yang kembali aktif adalah sebagai berikut :

1.     Calon mahasiswa merupakan mahasiswa lama yang sudah pernah kuliah di Universitas Ma Chung, tetapi nonaktif/cuti melebihi batas waktu

2.     Untuk kembali aktif, calon mahasiswa harus membeli formulir langsung di bagian Admisi Gedung Rektorat Universitas Ma Chung

3.     Calon Mahasiswa membeli formulir pendaftaran di bagian admisi yang dilengkapi dengan bukti kuitansi

4.     Calon mahasiswa mengisi data diri dalam Form pendaftaran, sesuai dengan data calon mahasiswa

5.     Admisi akan menginformasikan tentang berkas-berkas yang harus dipenuhi oleh camaba dan memberikan Tumbler

6.     Kemudian mahasiswa diarahkan ke bagian Akademik untuk proses selanjutnya

Catatan :

Setiap ada pembelian formulir secara langsung di Admisi, maka uang formulir harus se-segera mungkin didistribusikan pada Dir.PPPK maksimal 1 jam stelah pembelian formulir.

2.     PENGECEKAN dan PENGUMPULAN BERKAS

1.     Calon mahasiswa/mahasiswa transfer melengkapi semua persyaratan pendaftaran yang diminta oleh Universitas Ma Chung.

Yang harus dilengkapi pada saat pendaftaran antara lain :

a.     Formulir pendaftaran

b.     Kuitansi pembelian formulir pendaftaran

c.      Pas foto berwarna ukuran 4x6 (3 lembar)

d.     Fotocopy KTP/Paspor/Identitas Diri

e.      Fotocopy Akte Kelahiran

f.       Fotocopy rapor kelas X,XI,XII (legalisir)

g.     Fotocopy legalisir ijazah dan SKHUN (jika sudah lulus)

2.     Admisi mengecek kelengkapan berkas yang sudah dibawa oleh calon mahasiswa baru

3.     PROSES SELEKSI

1.     Calon mahasiswa baru

a.     Setelah calon mahasiswa mengumpulkan berkas-berkas diatas, maka Admisi akan menyeleksi rapor, sertifikat prestasi, dan tes tulis (khusus untuk mahasiswa transfer dan camaba yang tidak lolos seleksi rapot dan camaba yang belum puas dengan kategori yg diperoleh)

b.     Apabila hasil seleksi dinyatakan tidak diterima, berikut prosedurya :

1.     Jika tidak diterima dari jalur rapor karena kurang dari SKM (Standar Komulatif Minimal), calon mahasiswa harus melakukan tes tertulis sesuai dengan jurusan yang dipilih di Universitas Ma Chung

2.     Jika disetujui, maka calon mahasiswa dapat melakukan kesepakatan SKR

c.      Apabila hasil seleksi dinyatakan diterima, berikut prosedurnya :

1.     Admisi akan mengirim surat pengumuman yang disahkan oleh WR II beserta rincian biaya, yang dikirimkan via pos melalui Dir.PPK atau diberikan secara langsung pada calon mahasiswa jika datang langsung

2.     Pada surat pengumuman, dijelaskan bahwa batas waktu daftar ulang/kesepakatan ± 1 Minggu. JIka lebih dari 1 minggu, maka bagian Admisi akan melakukan Follow Up melalui telepon untuk menanyakan kelanjutan proses calon mahasiswa tersebut

3.     Admisi melakukan follow up pada sore hari ± pukul 16.00 – 17.00 pada jam kerja melalui telepon

4.     Ada dua kemungkinan yang terjadi, yaitu :

a.     Setuju

1.     Jika disetujui, maka camaba memberikan kepastian melalui telepon/datang langsung

2.     Jika melalui telepon, maka bagian Admisi akan mengirimkan Surat Kepastian Kesepakatan kepada calon mahasiswa melalui POS

3.     Tetapi jika camaba datang langsung, maka Surat Perjanjian Kesepakatan diberikan langsung, sekaligus camaba diarahkan untuk mengukur jas Alamamter dan kaso Ma Chung ke bagian Keuangan

4.     Jika proses Kesepakatan sudah selesai, camaba bisa langsung membuka rekening di CIMB Niaga (jika sudah memiliki KTP)

5.     Tetapi jika belum sepakat, camaba bisa membawa surat Pengumuman yang sudah disahkan oleh WR II

6.     Jika di kota camaba tersebut belum ada CIMB Niaga, maka bagian Admisi dapat membantu untuk mengirimkan lembar Aplikasi CIMB Niaga melalui POS ke alamat camaba (dengan syarat camaba mengembalikan ke Universutas setelah diisi atau diserahkanlangsung ke bank CIMB Niaga cabang manapun)

b.     Tidak Setuju

1.     Jika tidak disetujui, Admisi akan mengarahkan untuk tes beasiswa jika camaba kurang puas dengan kategori yang didapatkan, tetapi hasil tes tetap ditentukan dari nilai tes calon mahasiswa

2.     Jika belum setuju, kemungkinan besar karena biaya maka camaba dan orang tua dapat diarahkan untuk bernegoisasi dengan WR II/WR I/Rektor Universitas

3.     Jika negoisasi tidak ada kesepakatan yang disepakati anatar calon mahasiswa dan pimpinan Universitas, maka camaba dianggap mundur sebelum proses Kesepekatan (SKR)

4.     Untuk infomasi acara mahasiswa baru, Admisi akan mengirimkan undangan melalui pos, e-mail, atau diberikan informasi melalui telepon

5.     Dir. PPPK akan membagikan atribut untuk mengukuti Ma Chung Festival kepada semua mahasiswa baru dan mahasiswa transfer kecuali yang belum melakukan pelunasan pembayaran

d.     Apabila setelah difollow up masih belum ada kesepakatan, maka orang tua mahasiswa diundang dalam acara Ma Chung Preview yang diadakan di Ma Chung untuk memperkenalkan Universitas lebih dalam , dengan harapan orang tua dan calon mahasiswa berfikir ulang untuk masuk MA Chung

2.     Mahasiswa transfer

a.     Untuk mahasiswa yang ingin transfer dari perguruan tinggi lain, maka harus memenuhi persyaratan, antara lain :

1.     Jurusan diperguruan tinggi sebelumnya ber-akrediasi minimal sama dengan akrditasi jurusan yang sama di Universitas Ma Chung, dengan cara melihat di BAN-PT (http://ban-pt.kemdiknas.go.id/direktori.php)

2.     Sudah memiliki transkrip, atau KHS jika beru semester 1

3.     mengumpulkan silabus mata kuliah dari perguruan tinggi sebelumnya

4.     Surat keterangan pernah menjadi mahasiswa di PT lama dengan tanda tangan pimpinan perguruan tinggi

5.     Formulir pendaftaran

6.     Kuitansi pembelian formulir  pendaftaran

7.     Pas foto berwarna ukuran 4x6 (3 lembar)

8.     Fotocopy KTP/Paspor/Identitas diri

9.     Fotocopy Akte Kelahiran

10.                        Fotocopy rapor kelas X, XI, XII (legalisir)

11.                        Fotocopy legalisir ijazah dan SKHUN

b.     Jika semua persyaratan sudah lengkap maka mahasiswa transfer harus melakukan tes tulis potensi akademik untuk mengetahui kategori DPP

c.      Jika lulus tes tulis, maka transkrip dan silabus yang telah dikumpulkan dikonsultasikan ke bagian Akademik, apakah ada kekuarang atau tidak

d.     Jika sudah lengkap bisa langsung dikonversi dengan menyiapkan lembar konversi nilai yang kemudian dibawa ke Kaprodi daru jurusan yang dipilih untuk segera dikonversi dan disetarakan mata kuliah mana yang tidak perlu diulang

e.      Jika proses konversi selesai, maka mahasiswa transfer langsung diberikan pengumuman dan rincaian biaya sesuai dengan kategori hasil tes tulisnya

f.       Apabila setuju, mahsiswa transfer lansung bisa melakukan proses Kesepakatan (SKR) dan ukur jas almamater

g.     Jika proses kesepakatan sudah selesai, calon mahasiswa bisa langsung membuka rekening di CIMB Niaga (jika sudah memiliki KTP)

h.     Tetapi jika belum camaba bisa membawa surat pengumuman yang sudah disahkan oleh WR II

i.       Jika di kota camaba tersebut belum ada CIMB Niaga, maka bagian Admisi dapat membantu untuk mengirimkan lembar Aplikasi CIMB Niaga melalui POS ke alamat camaba (dengan syarat camaba mengembalikan ke Universitas setelah diisi atau diserahkan langsung ke bank CIMB Niaga di cabang manapun)

j.       Jika mahasiswa transfer di semester genap, diharuskan proses selesai sebelum bulan februari, sedangkan untuk transfer di semester ganjil, mengikuti mahasiswa baru seperti biasa. Untuk proses selanjutnya diserahkan pada bagian Akademik.

4.     PROSES PEMBERKASAN, LAPORAN HARIAN, dan PENDISRIBUSIAN BERKAS

a.     Untuk setiap harinya apabila ada camaba yang mengembalikan formulir atau melakukan proses kesepakatan, maka Admisi akan melakukan pengarsipan berkas masing-masing calon mahasiswa dengan menggunakan Sheet Protector

b.     Kemudian berkas di scan untuk pengarsipan dalam bentuk softfile dan disimpan pada direktori yang sudah disediakan

c.      Selain proses pengisian, Admisi juga harus melaporkan adanya perubahan pendaftar, SKR, atau pun hasil follow up setiap harinya dalam bentuk laporan harian yang dikirimkan pada pimpinan, fakultas, kaprodi, dan direktoran terkait

d.     Follow up pembayaran camaba yang sudah melakukan proses kesepakatan tetapi sudah/belum membayar sesuai dengan kesepakatan dilakukan oleh Dir. PPPK

e.      Pendistribusian lembar tembusan SKR, yaitu :

·        Warna merah muda, untuk Dir.PPPK. Didistribusikan setiap ada SKR untuk pedoman autodebet

·        Warna kuning untuk masing-masing staf fakultas. Didistribusikan di akhir periode

·        Warna putih dan juga berkas-berkas mahasiswa baru yang sudah diterima diserahkan pada Dir.Administrasi Akademik (DAA) dia akhir periode penerimaan

·        Warna hijau untuk mahasiswa baru

5.     MCF dan PERKULIAHAN

a.     Ma Chng Festival merupakan kegiatan wajib yang harus diikuti oleh mahasiswa baru Univ.Ma Chung, yang merupakan kegiatan pengembangan diri dan pembentukan pola pikir dari mahasiswa baru sebelum melakukan perkuliahan

b.     Setelah semua persyaratan sudah diselesaikan, semua mahasiswa baru dan mahasiswa transfer wajib mengikuti Intensive Cource, Study Skill, Ma Chung Fesival selama ± 2 minggu

c.      Setelah Ma Chung Festival sudah selesai maka perkuliahan dimulai, mahasiswa baru akan diberikan sesuai paket sks dari masing-masing jurusan. Sedangkan untuk mahasiswa transfer akan dilakukan penyetaraan nilai dan sks yang telah ditempuh di Universitas sebelumnya.